Reuniones visuales, factor clave para mejorar la comunicación interna

La comunicación interna es un aspecto fundamental para el funcionamiento de una empresa u organización. Llevarla a cabo de manera correcta permite que todo el equipo actúe de forma coordinada, hace efectivo el trabajo a distancia o sirve, entre otras finalidades, para componer y llevar a cabo las estrategias y planes de acción a seguir.

Las reuniones son una parte indispensable de la comunicación interna, pero en ocasiones debido a la carga de trabajo, horarios de los componentes de la empresa o plazos de entrega, se llevan a cabo de forma precipitada o se posponen en el tiempo cargándolas de puntos a tratar.

Estos factores obligan a que el encuentro sea realmente efectivo, para ello la comunicación tiene que ser fluida y los mensajes deben ser claros de forma que sean captados por todos los miembros del equipo, para ello es muy útil el uso del lenguaje visual, las imágenes y palabras concretas ayudan a aclarar ideas, resolver conflictos, tomar decisiones, mejorar la organización y estimular el aprendizaje.

Algunas técnicas para una Comunicación Interna visual y efectiva

Antes de detallar algunos métodos y herramientas, es necesario destacar la propia capacidad humana para dibujar y expresarse, a través del simple hecho de gesticular ya se está enviando un mensaje visual que refuerza aquello que se está expresando verbalmente. Desde la prehistoria el ser humano ha sido capaz de dibujar líneas y relatar los acontecimientos dibujándolos en las cuevas.

La primera herramienta que ayuda a reforzar esta comunicación son los pósits, son muy útiles ya que plasman pequeñas y concretas cantidades de información, además, pueden pegarse y despegarse de un lugar concreto, y pueden combinarse con otros elementos, son muy útiles para desarrollar dinámicas de grupo y sirven como recordatorio.

Otro elemento al que se puede sacar partido, son las plantillas gráficas que sirven para dibujar bocetos esquemáticos y compartirlos, su uso es prácticamente el mismo que el de un folio en blanco y son de gran ayuda para expresar ideas en conjunto.

También es conveniente contar con pizarras y elementos que ayuden a poner ideas en común, expresar un mensaje a través de mapas mentales o de forma esquemática utilizando pocas palabras facilita la memorización de los asistentes. Además, utilizar métodos como plasmar una idea general a la que los participantes aporten especificaciones, comentarios y correcciones fomenta la participación y la creatividad.

La necesidad obliga a utilizar el lenguaje visual

Desde que comienzan su andadura tanto las empresas como las organizaciones cuentan con un enemigo común, la falta de tiempo, además, las sociedades están cambiando y la información se transmite muy rápidamente. Todo esto obliga a trabajar bajo presión obligando a crear mensajes y líneas de trabajo a contrarreloj.

La representación visual resulta de gran ayuda a la hora de transmitir un mensaje de forma rápida, el cerebro humano analiza y retiene durante más tiempo el contenido visual. Además, su uso se hace imprescindible cuando el receptor habla un idioma diferente al del emisor, las imágenes pueden asegurar que el mensaje ha sido comprendido por el receptor.

Otro objetivo frecuente de las reuniones internas es el seguimiento de tareas y trabajo, el lenguaje visual puede ser muy útil, empleando elementos como las líneas de tiempo, calendarios o gráficos.

La tecnología, el último aliado

Las nuevas herramientas digitales también han contribuido a mejorar la comunicación interna, los programas de diseño están al alcance de cualquier profesional, además, dispositivos móviles como las tablets o los smarthphones tienen acceso a aplicaciones que permiten crear esquemas visuales. También son útiles otros programas más conocidos y utilizados como el Power Point o las gráficas del Microsof Excel.

 

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